Thuiswerken wordt waarschijnlijk een blijvertje ook na de coronacrisis. Veel werkgevers en werknemers hebben ingezien dat thuiswerken ook voordelen heeft. Ook de overheid is gebaat bij minder woon-werkverkeer: minder fileleed en minder CO2-uitstoot. Om thuiswerken verder te stimuleren mag je vanaf 2022 een onbelaste vergoeding van € 2 per dag voor thuiswerkkosten aan je medewerker betalen. Dit zijn bijvoorbeeld extra kosten voor gas- en elektriciteitsverbruik, koffie en/of thee, wc-papier en afschrijvingskosten van een eigen bureau en stoel.
Je kunt ook gebruikmaken van de volgende al bestaande faciliteiten:
- de vrije ruimte in de werkkostenregeling;
- de gerichte vrijstellingen voor mobiele telefoons, ICT-middelen en – onder voorwaarden – arbovoorzieningen.
Aanpassing vaste reiskostenvergoeding
Als je werknemers ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reizen (woon-werkverkeer), mag je een vaste onbelaste reiskostenvergoeding betalen, alsof die werknemers op 214 dagen naar die vaste werkplek reizen. In samenhang met de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten stelt het kabinet nu voor om de 128-dagenregeling pro rata toe te passen als structureel (deels) wordt thuisgewerkt. Je moet de vaste reiskostenvergoeding toepassen op basis van het aantal dagen waarop je medewerkers in de regel naar de vaste werkplek reizen. Reist een werknemer bijvoorbeeld op 3 dagen in de week naar de vaste werkplek, dan moet de werknemer op 76 dagen (3/5 van 128 dagen) van het kalenderjaar naar die werkplek reizen om te voldoen aan de voorwaarde van de 128-dagenregeling. Je mag de vergoeding dan berekenen alsof de werknemer 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. Op de dagen dat de werknemer thuiswerkt, kun je de onbelaste thuiswerkvergoeding betalen. Je kunt de onbelaste thuiswerkvergoeding en de vaste onbelaste reiskostenvergoeding niet tegelijkertijd op één werkdag betalen. Het kan dus voorkomen dat het totale bedrag van de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding in 2022 lager is dan de reiskostenvergoeding die de werknemer in 2021 ontving.
Tip!
Maak met je werknemers vaste afspraken over het aantal dagen per week dat de werknemer thuiswerkt en naar het werk gaat, zodat je de gerichte vrijstellingen optimaal benut.